Онлайн мероприятия и их формат
В связи со всем известной ситуацией активно развиваются и онлайн-мероприятия. У них есть свои преимущества и недостатки, но удачно организованное онлайн-мероприятие однозначно приносит пользу его участникам и общему командному духу. В 2020/21 году я приобрел хороший опыт и готов поделиться с вами интересными идеями и мыслями об организации развлекательных мероприятий в режиме онлайн.
Начнем с того, что люди хотят получать положительные эмоции вне зависимости от внешних факторов. В деловой среде по-прежнему важно укреплять команду и дух компании, а успешно организованное и проведенное онлайн-мероприятие способно подарить незабываемые эмоции каждому из его участников.
Чтобы успешно спланировать вечеринку или корпоративное мероприятие в режиме онлайн, нужно начать, как обычно, с подсчета общего количества участников, бюджета и планирования вечеринки (развлечения, тимбилдинг, маркетинговое это или образовательное мероприятие). Затем следует решить - будете ли вы организовывать все самостоятельно или обратитесь к профессионалам. Второй вариант предпочтительнее в том случае, если:
● в мероприятии участвует более 30 гостей;
● запланировано несколько выступлений и артистов;
● требуется координация мероприятия и помощь с организацией;
● отсутствуют творческие идеи и знания;
● нет опыта в организации онлайн-мероприятий.
Чтобы мероприятие прошло безупречно и вместе с тем весело, независимо от размера компании, хороший организатор мероприятий в онлайн-среде просто необходим. Далее нужно выбрать онлайн-платформу, на которой будет проходить ваше мероприятие. Самая популярная и наиболее востребованная на сегодняшний день - Zoom, где можно участвовать группами, смотреть видео и разговаривать, но если вы планируете конференцию или мероприятие с большим количеством участников и различными занятиями, проходящими параллельно, я рекомендую рассмотреть виртуальные выставочные / конференц-платформы, такие как MeetYou, которые дают участникам ощущение реальности события и возможность самостоятельно планировать свое участие и вовлечение в параллельные занятия, выбирая между разными виртуальными залами (например, в одном зале можно заказать еду, в другом - принять участие в викторине, а в третьем - послушать концерт и потанцевать с коллегами). После того как выбрана платформа и появилась ясность по поводу плана мероприятия, бюджета и количества участников, можно приступать к программе.
Основные пункты Онлайн программы:
● встреча гостей;
● открытие мероприятия;
● легкая игра для разогрева;
● угощение (если это корпоративное мероприятие и если это возможно в онлайн-среде);
● командные и индивидуальные занятия (игры, конкурсы, презентации);
● развлекательная часть («живой» концерт, музыка, театральное представление);
● блок общения;
● танцы;
● закрытие.
Начнем с рассылки приглашений, что также происходит в электронном виде. В зависимости от предусмотренных в плане мероприятия опций (питание, общение, конкурсы), участники заполняют небольшую анкету о своих желаниях и потребностях, чтобы все можно было заранее подготовить и спланировать (это очень важно в онлайн-мероприятии).
За день до события можно для каждого участника подготовить небольшую «коробку мероприятия», куда, например, будут положены атрибуты для общих игр или небольшая бутылочка шампанского для Welcome Drink и пирожное. Условие - открыть коробку можно только во время мероприятия.
Все начинается с приветствия участников, и именно в этот момент создается первое впечатление. Обычно такой тип мероприятия является для гостей чем-то новым, поэтому понадобится видео для вступительной части или поддержка для подключившихся людей (аналогично инфоцентру в супермаркете, который немедленно отвечает на вопросы и обеспечивает поддержку).
Когда прибыла большая часть гостей, самое время открывать мероприятие и настраивать всех «на одну волну». Обычно ведущий мероприятия представляется и знакомит с планом и правилами мероприятия (для простоты общения и активного участия гостей можно поделить на группы за «столиками» от 7 до 9 участников). Получается очень похоже на очное мероприятие, когда участники приходят и вначале не совсем понимают, куда им идти и чего ожидать.
Слово дается представителям компании, которые озвучивают важную для компании информацию. Как обычно, в какой-то момент представитель компании выступает с речью, презентацией или благодарностью (можно рассказать о проделанной работе, выделить или наградить тех, кто добился особо значимых результатов). Координацию этих выступлений
берет на себя ведущий мероприятий.
Для большей интерактивности ведущему мероприятия стоит вовлечь аудиторию в какую-нибудь простую игру, например, можно использовать платформы для онлайн-голосования или вопросов и ответов, что помогло бы измерить «температуру» аудитории, степень вовлеченности и заинтересованности. Можно подготовить вопросы с интеллигентным юмором по теме компании или мероприятия (так называемые quizz игры), ответить можно, выбрав правильный ответ в онлайн-форме, или предоставив слово участникам в режиме реального времени (поднимать руку). За каждый правильный ответ участникам полагается приз (который можно получить, например, придя очно на работу).
Питание на Онлайн мероприятии
