Онлайн мероприятия и их формат

В связи со всем известной ситуацией активно развиваются и онлайн-мероприятия. У них есть свои преимущества и недостатки, но удачно организованное онлайн-мероприятие однозначно приносит пользу его участникам и общему командному духу. В 2020/21 году я приобрел хороший опыт и готов поделиться с вами интересными идеями и мыслями об организации развлекательных мероприятий в режиме онлайн.

Начнем с того, что люди хотят получать положительные эмоции вне зависимости от внешних факторов. В деловой среде по-прежнему важно укреплять команду и дух компании, а успешно организованное и проведенное онлайн-мероприятие способно подарить незабываемые эмоции каждому из его участников.

Чтобы успешно спланировать вечеринку или корпоративное мероприятие в режиме онлайн, нужно начать, как обычно, с подсчета общего количества участников, бюджета и планирования вечеринки (развлечения, тимбилдинг, маркетинговое это или образовательное мероприятие). Затем следует решить - будете ли вы организовывать все самостоятельно или обратитесь к профессионалам. Второй вариант предпочтительнее в том случае, если:

● в мероприятии участвует более 30 гостей;

● запланировано несколько выступлений и артистов;

● требуется координация мероприятия и помощь с организацией;

● отсутствуют творческие идеи и знания;

● нет опыта в организации онлайн-мероприятий.

Чтобы мероприятие прошло безупречно и вместе с тем весело, независимо от размера компании, хороший организатор мероприятий в онлайн-среде просто необходим. Далее нужно выбрать онлайн-платформу, на которой будет проходить ваше мероприятие. Самая популярная и наиболее востребованная на сегодняшний день - Zoom, где можно участвовать группами, смотреть видео и разговаривать, но если вы планируете конференцию или мероприятие с большим количеством участников и различными занятиями, проходящими параллельно, я рекомендую рассмотреть виртуальные выставочные / конференц-платформы, такие как MeetYou, которые дают участникам ощущение реальности события и возможность самостоятельно планировать свое участие и вовлечение в параллельные занятия, выбирая между разными виртуальными залами (например, в одном зале можно заказать еду, в другом - принять участие в викторине, а в третьем - послушать концерт и потанцевать с коллегами). После того как выбрана платформа и появилась ясность по поводу плана мероприятия, бюджета и количества участников, можно приступать к программе.

Основные пункты Онлайн программы:

● встреча гостей;

● открытие мероприятия;

● легкая игра для разогрева;

● угощение (если это корпоративное мероприятие и если это возможно в онлайн-среде);

● командные и индивидуальные занятия (игры, конкурсы, презентации);

● развлекательная часть («живой» концерт, музыка, театральное представление);

● блок общения;

● танцы;

● закрытие.

Начнем с рассылки приглашений, что также происходит в электронном виде. В зависимости от предусмотренных в плане мероприятия опций (питание, общение, конкурсы), участники заполняют небольшую анкету о своих желаниях и потребностях, чтобы все можно было заранее подготовить и спланировать (это очень важно в онлайн-мероприятии).

За день до события можно для каждого участника подготовить небольшую «коробку мероприятия», куда, например, будут положены атрибуты для общих игр или небольшая бутылочка шампанского для Welcome Drink и пирожное. Условие - открыть коробку можно только во время мероприятия.

Все начинается с приветствия участников, и именно в этот момент создается первое впечатление. Обычно такой тип мероприятия является для гостей чем-то новым, поэтому понадобится видео для вступительной части или поддержка для подключившихся людей (аналогично инфоцентру в супермаркете, который немедленно отвечает на вопросы и обеспечивает поддержку).

Когда прибыла большая часть гостей, самое время открывать мероприятие и настраивать всех «на одну волну». Обычно ведущий мероприятия представляется и знакомит с планом и правилами мероприятия (для простоты общения и активного участия гостей можно поделить на группы за «столиками» от 7 до 9 участников). Получается очень похоже на очное мероприятие, когда участники приходят и вначале не совсем понимают, куда им идти и чего ожидать.

Слово дается представителям компании, которые озвучивают важную для компании информацию. Как обычно, в какой-то момент представитель компании выступает с речью, презентацией или благодарностью (можно рассказать о проделанной работе, выделить или наградить тех, кто добился особо значимых результатов). Координацию этих выступлений

берет на себя ведущий мероприятий.

Для большей интерактивности ведущему мероприятия стоит вовлечь аудиторию в какую-нибудь простую игру, например, можно использовать платформы для онлайн-голосования или вопросов и ответов, что помогло бы измерить «температуру» аудитории, степень вовлеченности и заинтересованности. Можно подготовить вопросы с интеллигентным юмором по теме компании или мероприятия (так называемые quizz игры), ответить можно, выбрав правильный ответ в онлайн-форме, или предоставив слово участникам в режиме реального времени (поднимать руку). За каждый правильный ответ участникам полагается приз (который можно получить, например, придя очно на работу).

Питание на Онлайн мероприятии

Это очень важная часть любого живого мероприятия, и даже сейчас, находясь в разных местах, можно организовать прекрасный обеденный перерыв. На данный момент услуги сервисов позволяют доставлять еду и напитки каждому участнику лично в режиме реального времени и в едином стиле (можно договориться с конкретной кейтеринговой компанией, составить комплекты предлагаемых угощений (которые можно выбрать накануне), а также можно обратиться к нескольким поставщикам готовой еды, предложив участникам выбрать угощение на определенную сумму. Еду курьеры

(одновременно) доставляют до самой двери. Дополнительно можно рассадить участников за виртуальные столы, чтобы во время перерыва на обед каждый находился в приятной компании (от 7 до 9 человек), в которой можно побеседовать или выполнить какое-то задание. После еды хорошее время, чтобы участники могли пообщаться, укрепить командный дух и

включиться в какие-то занятия. Здесь вместе с ведущим мероприятия можно придумать совместные игры. Например, настольные игры, конкурсы, в которых нужно участвовать всей командой, индивидуальные конкурсы и выступления команд (можно танцевать, петь).

Выступления артистов на Онлайн вечеринке

Сейчас существует возможность в полной мере ощутить себя на настоящем представлении (театр, «живой» концерт, выступления танцевального коллектива). Широкий круг артистов предлагает свои выступления. Например, если это музыкальная группа, артисты подключаются из видеостудии и выступают в реальном времени, общаясь с участниками даже более тесно, чем обычно - отвечая на вопросы в чате или принимая участие в общей игре, голосовании или

викторине.

Развлечения на онлайн-мероприятии

Для разогрева отлично подойдут викторины, на которые участники отвечают онлайн с помощью своих мобильных телефонов. Конкурсы (соревнования) могут быть организованы с предварительной регистрацией за 30 минут (время, за которое курьеры доставят участникам необходимые для игры вещи, с помощью которых они будут выполнять задания в режиме реального времени). Как и на обычных мероприятиях, участники получают призы.

Дополнительные советы, которые сделают ваше виртуальное мероприятие еще более интересным:

● используйте инструменты для онлайн-голосования и тестов;

● меняйте составы команд и расстановку участников (очень помогает познакомиться друг с другом);

● хорошо подойдет игра в Бинго;

● подумайте о творческих играх и необходимом инвентаре (который можно доставить вместе с едой или раздать всем накануне);

● при большом количестве участников стоит организовать несколько залов с развлечениями.

Хорошо продуманное и организованное онлайн-мероприятие определенно укрепит командный дух компании, повысит мотивацию к повседневной работе и поможет наладить общение. В свою очередь я могу помочь с планированием мероприятия, решением организационных вопросов, составлением развлекательной программы и проведением онлайн-мероприятия.