On-Line pasākumu organizēšana un to formāts

Līdz ar visiem zināmo situāciju, aktīvi attīstījušies arī On-Line tipa pasākumi.

Šādiem pasākumiem ir savi bonusi un trūkumi, taču veiksmīgi organizēts On-Line pasākums noteikti nāk par labu tā dalībniekiem un kopējam komandas garam.

2020./21. gadā tika uzkrāta laba pieredze, un zemāk dalīšos ar foršām idejām un pārdomām par izklaidējošu pasākumu rīkošanu On-Line vidē.

Sāksim ar to, ka cilvēki vēlas baudīt pozitīvas emocijas neatkarīgi no tā, kādi ir ārēji ietekmējošie apstākļi. Biznesa vidē joprojām ir svarīgi stiprināt komandas un kompānijas garu, un veiksmīgi organizēts un novadīts On-Line pasākums spēj uzdāvināt ļoti pozitīvas emocijas ikvienam tā dalībniekam.

Lai veiksmīgi saplānotu On-Line ballīti vai korporatīvu pasākumu, jāsāk, kā parasti, ar kopējā dalībnieku skaita aplēsēm, budžeta un ballītes formāta plānošanu (izklaides, komandas gara stiprināšanas, mārketinga vai zinātnisks pasākums).

Tālāk ir izvēle - vai nu visu organizēt pašu spēkiem vai vērsties pie profesionāļiem. Otro variantu būtu vēlams izvēlēties tad, ja pasākumā:

• ir iesaistīti vairāk par 30 dalībniekiem;

• tiek plānoti vairāki priekšnesumi un mākslinieki;

• ir nepieciešama pasākuma koordinācija un palīdzība ar organizāciju;

• trūkst radošu ideju un zināšanu;

• nav bijusi pieredze On-Line pasākumu organizēšanā.

Proti, lai pasākums noritētu koordinēti un vienlaikus - jautri, neatkarīgi no uzņēmuma lieluma labs pasākumu vadītājs On-Line vidē ir pat ļoti nepieciešams.

Tālāk ir jāizvēlas On-Line platforma, kurā notiks jūsu pasākums. Vispopulārākā un biežāk lietotā šobrīd ir Zoom, kur var dalīties grupās, skatīties video un sarunāties, taču ja jūs plānojat konferenci vai arī pasākumā paredzēts liels dalībnieku skaits un ieplānotas vairākas aktivitātes reizē, iesaku apsvērt virtuālo izstāžu/konferenču platformas, piemēram, MeetYou, kas ļauj dalībniekiem justies kā reālā pasākumā un pašiem plānot savu dalību un iesaisti paralēlās aktivitātēs, izvēloties starp dažādām virtuālām zālēm (piemēram, vienā zālē varētu pasūtīt ēdienu, otrā - piedalīties viktorīnā, savukārt trešajā - klausīties koncertu un dejot ar kolēģiem).

Kad platforma izvēlēta, un aptuveni skaidrs pasākuma plāns, budžets un dalībnieku skaits, var ķerties pie programmas.

On-Line pasākuma programmas galvenie “pieturas punkti”:

• viesu sagaidīšana;

• pasākuma atklāšana;

• viegla “ledus laušanas” spēle;

• ēdināšana (ja tas ir korporatīvais pasākums un ja tas ir iespējams arī On-Line vidē);

• komandu un individuālās aktivitātes (spēles, konkursi, prezentācijas);

• izklaidējošā daļa (“dzīvais” koncerts, mūzika, teātra uzvedums);

• komunikācijas bloks;

• dejas;

• noslēgums.

Sāksim ar ielūgumu izsūtīšanu, kas arī notiek elektroniski. Atkarībā no pasākuma plānā izvēlētajām opcijām (ēdināšana, komunikācija, konkursi) dalībnieki aizpilda īsu anketu par savām vēlmēm un vajadzībām, lai iepriekš visu varētu sagatavot un saplānot (On-Line pasākumā tas ir ļoti svarīgi).

Iespējams dienu iepriekš katram dalībniekam sagatavot mazo “pasākuma kastīti”, kur, piemēram, tiktu nodrošināti kopējo spēļu atribūti vai maza šampanieša pudelīte “Welcome Drink” mērķim, kā arī kūciņa. Nosacījums, ka šo kastīti visi atver tikai pasākuma laikā.

Viss sākas ar dalībnieku sagaidīšanu, un tieši šis ir tas brīdis, kas rada pirmo iespaidu. Bieži vien šāda tipa pasākums viesiem ir kas jauns, līdz ar to būtu nepieciešams sākuma daļas video vai sagaidīšanas cilvēku atbalsts (līdzīgi kā info zona tirdzniecības centrā, kas nekavējoties atbild uz jautājumiem un sniedz atbalstu).

Tad, kad lielākā daļa viesu ir ieradušies, laiks atklāt pasākumu un visus noskaņot “uz viena viļņa”. Parasti pasākuma vadītājs iepazīstina ar sevi, pasākuma plānu un noteikumiem (iespējams, vienkāršākai komunikācijai un aktīvai dalībai viesi tiek dalīti grupās “galdiņos” pa 7 līdz9 dalībniekiem). Tas notiek ļoti līdzīgā veidā kā klātienes pasākumā, kad dalībnieki atnāk un īsti vēl nezina, kur iet un ko sagaidīt.

Vārds tiek dots uzņēmuma pārstāvjiem, kas izrunā uzņēmumam svarīgu informāciju. Līdzīgi kā klātienē, vienā brīdī uzņēmuma pārstāvis uzstājas ar uzrunu, prezentāciju vai pateikšanos (iespējams pastāstīt par padarītu darbu, izcelt vai apbalvot īpaši nozīmīgu rezultātu sasniedzējus). Par šo uzrunu koordinācijas pusi rūpējas pasākuma vadītājs.

Lielākai auditorijas iesaistīšanai pasākuma vadītājam būtu vērtīgi iesaistīt publiku kādā vieglā spēlē, piemēram, izmantojot On-Line balsošanas / jautājumu – atbilžu platformas, kas palīdzētu izmērīt auditorijas “temperatūru”, iesaistes līmeni un vēlmes. Var taisīt inteliģenta humora jautājumus par uzņēmumu vai pasākuma tematiku (angliski saucamās “quizz” spēles), kur vai nu ar On-Line formu aizpildīšanu, pareizās atbildes izvēli vai arī reālā laikā (paceļot roku) dot vārdu dalībniekiem atbilžu sniegšanai. Par katru pareizo atbildi dalībnieki saņem balviņu (kuru varēs saņemt, piemēram, atnākot uz darbu klātienē).

Ēdināšana On-Line pasākumā

Jebkurā klātienes pasākumā šī ir ļoti svarīga daļa, un pat šobrīd, atrodoties dažādās telpās, ir iespējams izveidot veiksmīgu pusdienu pauzes nodrošināšanu.

Šī brīža pakalpojumi ļauj reālā laikā un vienotā stilā piegādāt maltīti un dzērienus katram pasākuma dalībniekam personīgi (ir iespēja vienoties ar konkrētu ēdinātāju, izveidot mielasta piedāvājumu komplektus (kurus ir iespējams izvēlēties iepriekšējā dienā)), kā arī vienoties ar vairākiem ēdinātājiem, piedāvājot dalībniekiem izvēlēties maltīti par konkrētu naudas summu.. Maltīte tiek piegādāta ar kurjeriem (vienā laikā) līdz pašām durvīm.

Papildus - dalībniekus ir iespējams sadalīt pa virtuāliem galdiņiem, lai ēšanas pauzē katram tiktu nodrošināta patīkama kompānija (7 līdz9 cilvēki), kas šajā pat laikā varētu vai nu vienkārši sarunāties, vai pat veikt kādu uzdevumu.

Pēc ēdināšanas ir labs brīdis dalībnieku komunikācijai, komandas gara stiprināšanas un iesaistes aktivitātēm. Te ar pasākuma vadītāju var izdomāt kopīgas spēles. Piemēram, galdiņu spēles, konkursi, kuros paredzētsgrupu darbs, kā arī individuālie konkursi un komandu priekšnesumi (ir iespējams dejot, dziedāt).

Mākslinieku uzstāšanās On-Line pasākumā

Šobrīd ir iespēja pilnībā iejusties īstā priekšnesumā (teātris, “dzīvais” koncerts, deju kolektīva priekšnesumi). Ir pieejams plašs klāsts mākslinieku, kas var uzstāties ar savu priekšnesumu. Piemēram, ja tā ir muzikantu grupa, mākslinieki pieslēdzas no video studijas un reālā laikā uzstājas ar savu priekšnesumu, turklāt vēl personiskāk kā citkārt komunicējot ar dalībniekiem - atbildot uz čatā uzdotiem jautājumiem vai iesaistoties kādā kopējā spēlē, balsošanā vai viktorīnā.

Izklaides On-Line pasākumā

Ļoti labi iesildīšanas daļai noder atjautības uzdevumi (jautājumi un atbildes), uz kuriem dalībnieki atbild On-Line, izmantojot savus mobilos telefonus.

Konkursus (sacensības) iespējams rīkot ar 30 min iepriekšpieteikšanos (ar kurjeriem nogādāt dalībniekiem konkursa inventāru, ar kuru viņiem reālā laikā būtu jāveic kāda darbība) un, līdzīgi kā klātienē, dalībnieki tiek apbalvoti.

Papildus padomi, kas padarītu jūsu virtuālo pasākumu interesantāku:

• izmantojiet On-Line balsošanas un testu rīkus;

• mainiet dalībnieku komandas un izkārtojumu (ļoti palīdz iepazīties savā starpā);

• ļoti labi iederas arī kopējā Bingo spēle;

• padomājiet par radošām spēlēm un papildus inventāru (ko var piegādāt kopā ar ēdienu vai izdalīt katram iepriekšējā dienā);

• liela dalībnieku skaita gadījumā taisīt vairākas izklaides zāles.

Labi pārdomāts un organizēts On-Line pasākums noteikti stiprinās uzņēmuma komandas garu, uzlabos motivāciju ikdienas darbam un palīdzēs veicināt komunikācijas saiknes.

Savukārt es varu būt noderīgs pasākuma plānošanā, organizēšanas jautājumos, izklaides programmas plānošanā un On-Line pasākuma vadīšanā.